Die PPP-RL ist eine bundesweit gültige Richtlinie zur Mindest-Personalausstattung in psychiatrischen und psychosomatischen Kliniken in Deutschland.
Sie wurde vom Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA) eingeführt und verpflichtet Krankenhäuser dazu, nachzuweisen, dass ausreichend qualifiziertes Personal für die Behandlung von Patientinnen und Patienten vorhanden ist.

Die Richtlinie gilt für:

• Erwachsenenpsychiatrie

• Kinder- und Jugendpsychiatrie

• Psychosomatische Einrichtungen

Ziel ist die Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen, patientensicheren sowie leitliniengerechten Versorgung.

Die Nachweispflicht gilt für sogenannte differenzierte Einrichtungen gemäß PPP-RL (§1 Abs. 2), also Kliniken, die Patientinnen und Patienten behandeln:

• vollstationär

• teilstationär

• stationsäquivalent (StäB)

Betroffen sind sowohl psychiatrische als auch psychosomatische Einrichtungen.

Krankenhäuser müssen die personelle Struktur und den tatsächlichen Personaleinsatz dokumentieren. Dazu gehören unter anderem:

• Arztinnen und Ärzte

• Pflegefachpersonen

• Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten

• Sozialtherapeutinnen und Sozialtherapeuten

• Sozialarbeiterinnen und Sozialarbeiter

Die Daten dienen dazu zu prüfen, ob die gesetzlichen Mindestvorgaben der Personalbesetzung eingehalten werden.

Am 30.01.2024 hat das Institut für Qualitätssicherung und Transparenz im Gesundheitswesen (IQTIG) erstmals eine technische Spezifikation zur Umsetzung der PPP-RL veröffentlicht.

Diese Spezifikation beschreibt:

• wie Kliniken ihre Personaldaten digital melden

• welche Datenformate verwendet werden

• wie die Übermittlung künftig softwarebasiert erfolgt

Die Veröffentlichung basiert auf einem Auftrag des G-BA und stellt einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der PPP-RL-Nachweisführung dar.

Die Richtlinie wurde eingeführt, weil es in der Vergangenheit deutliche Unterschiede in der Personalbesetzung psychiatrischer und psychosomatischer Einrichtungen gab.

Ziele der PPP-RL:

• Patientensicherheit erhöhen

• Behandlungsqualität sichern

• Überlastung von Personal vermeiden

• bundesweit einheitliche Standards schaffen

Die PPP-RL ist damit ein zentrales Instrument der Qualitätssicherung im deutschen Gesundheitswesen.

Die größte Veränderung ist die Umstellung von manueller Dokumentation auf digitale Datenerhebung.

Bisher:

• Ausfüllen des Servicedokuments

• teilweise manuelle Übermittlung

Neu:

• strukturierte Datensätze

• automatisierte Übertragung

• stärkere Prüfmechanismen

Dies reduziert langfristig Dokumentationsfehler, erhöht aber kurzfristig den IT- und Organisationsaufwand für Krankenhäuser. Die Softwarelösung “PPP-RL Connect” automatisiert die Datenverarbeitung und übermittelt die Daten validiert per XML-Spezifikation an das IQTIG und LVKK/EK.

Werden die Mindestpersonalvorgaben nicht erfüllt oder nicht korrekt nachgewiesen, können Konsequenzen entstehen:

• Vergütungsabschläge

• Prüfanfragen

• Qualitätsprüfungen

• aufsichtsrechtliche Maßnahmen

Deshalb gewinnt die korrekte Dokumentation und Datenübermittlung zunehmend an Bedeutung.

Ab dem Datenjahr 2026 müssen Einrichtungen den Nachweis der Personalausstattung auf Einrichtungs- und Quartalsebene über eine Software-basierte Datenspezifikation erbringen. Die neue Lösung ersetzt das bisherige Servicedokument.

Das bedeutet: Kliniken benötigen künftig eine geeignete Software, die die IQTIG-Spezifikation unterstützt. In Kooperation mit der Medconomy GmbH stellt PKM mit der Software “PPP-RL Connect” eine spezifikationskonforme Lösung bereit.

PPP-RL Connect ist eine Software, die Kliniken bei der Umsetzung der PPP-RL unterstützt. Sie wird benötigt, um Dienstplan-, Zeiterfassungs- und Belegungsdaten automatisiert mit den gesetzlichen Mindestvorgaben abzugleichen und die daraus resultierenden Meldepflichten fristgerecht und prüfsicher zu erfüllen.

PPP-RL Connect erstellt die PPP-RL-Dokumentation vollautomatisch aus den importierten Dienstplan- und Besetzungsdaten und übermittelt die Jahresmeldung gemäß Spezifikation an IQTIG und die Landesverbände der Krankenkassen (LVKK/EK). Ein integrierter Transfer-Assistent übernimmt die Plausibilisierung, rechtssichere Signierung und verschlüsselte Übertragung inklusive Übermittlung vorliegender Ausnahmetatbestände.

Ja. Die Jahresmeldung erfolgt gemäß Spezifikation an IQTIG und die Landesverbände der Krankenkassen (LVKK/EK).

Sie ermöglicht vorausschauende Personal- und Belegungsplanung auf Basis historischer Trend- und Saisonalitätsdaten – inklusive grafischem SOLL-/IST-Vergleich unter Berücksichtigung quartalsbasierter Ausfallquoten. Die frühzeitige Warnung bei personellen Unterbesetzungen ermöglicht ein proaktives Reagieren auf Personalengpässe, bevor Vergütungsabschläge gemäß PPP‑RL drohen.

Ja. Über die Data-Bridge werden Dienstpläne, Zeiterfassungstabellen, Belegungs- und Personalstammdaten automatisiert verarbeitet. Individuelles Makro-Mapping und ein professionelles Onboarding sorgen zusätzlich für eine exakte Anpassung an bereits vorhandene Export- und Bestandssysteme.

Ja. Über das Mandanten- und Rechtemanagement sowie das Trägerdashboard behalten Träger und Konzerne die Kennzahlen aller Institutionen und Standorte zentral im Blick.

Je nach Fragestellung gibt es unterschiedliche Ansprechpartner:

Inhaltliche Fragen zur Richtlinie:
→ Gemeinsamer Bundesausschuss (G-BA)

Technische Fragen zur Datenerfassung oder Übermittlung:
→ IQTIG-Verfahrenssupport

→ Die Experten des Privatinstitut für Klinikmanagement stehen für eine kostenfreie Erstberatung gerne zur Verfügung. Buchen Sie Ihren kostenfreien Beratungstermin hier.

Kliniken sollten ihre IT- und Dokumentationsprozesse frühzeitig prüfen, um für die ab 2026 verpflichtende, spezifikationskonforme PPP-RL-Datenübermittlung vorbereitet zu sein. Wer seine Erfassungsdaten für das Jahr 2026 nicht oder unvollständig bis zum Stichtag im Februar 2027 meldet, muss mit hohen Sanktionszahlungen rechnen.