Datensatz

Ein Datensatz ist eine strukturierte, zusammengehörige Sammlung von Daten zu einem definierten Sachverhalt, die in einem festgelegten Format gespeichert und verarbeitet wird. Im deutschen Gesundheitswesen sind solche Datensätze durch gesetzliche Vereinbarungen standardisiert und bilden die Grundlage für den elektronischen Datenaustausch zwischen Leistungserbringern, Krankenkassen und Bundesbehörden.

Der Begriff wird oft mit einer Datenbank verwechselt. Ein Datensatz ist die kleinste sinnvolle Einheit strukturierter Daten zu einem Objekt, etwa ein Behandlungsfall oder eine Abrechnungsposition. Eine Datenbank ist das übergeordnete System, das viele solcher Datensätze speichert, verwaltet und abfragbar macht. Im Krankenhaus liegen die einzelnen Fall-Datensätze in der Datenbank des Krankenhausinformationssystems (KIS).

Datensätze im stationären Bereich

Im Krankenhaus ist der Begriff eng mit der Datenübermittlung nach § 301 SGB V verknüpft. Kliniken übermitteln den Krankenkassen für jeden gesetzlich versicherten Behandlungsfall elektronische Datensätze, den sogenannten 301er-Datensatz. Er enthält standardisierte Angaben wie Aufnahmediagnose, Aufnahmegrund, Entlassungsdiagnosen nach ICD-10-GM, durchgeführte Prozeduren nach OPS, Verweildauer und die zugeordnete DRG. Der Austausch läuft nachrichtenbasiert: Auf die Aufnahmeanzeige des Krankenhauses antwortet die Kasse mit einer Kostenübernahme, es folgen Entlassungsanzeige und Rechnung. Das technische Format und die Inhalte legen der GKV-Spitzenverband und die Deutsche Krankenhausgesellschaft in der Vereinbarung nach § 301 Abs. 3 SGB V fest, deren aktuelles Gesamtdokument seit dem 1. November 2025 gilt (gkv-datenaustausch.de).

Daneben verpflichtet § 21 KHEntgG die Krankenhäuser zur jährlichen Übermittlung fallbezogener Datensätze an das InEK. Diese Datensätze bilden die Grundlage für die DRG-Kalkulation und die Weiterentwicklung des aG-DRG-Systems. Ein vollständiger § 21-Datensatz enthält neben den Abrechnungsdaten unter anderem Verweildauer, Beatmungsstunden, Entlassungsgrund und den erzielten Erlös je Fall. Beide Datensätze entstehen aus derselben Falldokumentation, gehen aber an unterschiedliche Empfänger und zu unterschiedlichen Zwecken.

Datensätze im ambulanten Bereich und in der Forschung

Im vertragsärztlichen Bereich übermitteln Vertragsärzte ihre Datensätze nach § 295 SGB V an die Kassenärztlichen Vereinigungen; sie enthalten Diagnosen nach ICD-10-GM und die abgerechneten EBM-Leistungsziffern. Für die Forschung stellt das Forschungsdatenzentrum Gesundheit (FDZ) beim BfArM pseudonymisierte GKV-Abrechnungsdaten bereit, seit Öffnung des Antragsportals im Oktober 2025. Rechtsgrundlage sind die §§ 303a bis 303f SGB V. Die Pseudonymisierung erfolgt dabei nicht im FDZ selbst: Die Daten werden bereits bei den Kassen pseudonymisiert, der GKV-Spitzenverband wirkt als Datensammelstelle, das Robert Koch-Institut als Vertrauensstelle. Welche Rechtsgrundlage welchen Datensatz an wen leitet, zeigt die folgende Übersicht.

Wer den praktischen Umgang mit diesen Datensätzen vertiefen möchte, findet beim PKM die Weiterbildung zur medizinischen Kodierfachkraft (IHK) sowie die Weiterbildung zum Medizincontroller (IHK).

FAQ

Was passiert, wenn ein 301er-Datensatz unvollständig oder fehlerhaft ist?

Ein unvollständiger Datensatz kann die Fälligkeit der Krankenhausrechnung gefährden, da die Kasse sie formal beanstanden kann. Eine fehlerhafte Kodierung im Datensatz führt zudem zu einer falschen DRG-Zuordnung und damit zu Über- oder Untererlösen, die im Rahmen einer MD-Prüfung korrigiert werden.

Muss ein Krankenhaus denselben Fall mehrfach als Datensatz übermitteln?

Ja, aber zu unterschiedlichen Zwecken. Der 301er-Datensatz geht fallbezogen und zeitnah an die zuständige Krankenkasse zur Abrechnung. Der § 21-Datensatz wird einmal jährlich gebündelt an das InEK geliefert und dient der Kalkulation. Beide speisen sich aus derselben Dokumentation, sind aber getrennte Übermittlungen.

Lassen sich bereits gesendete Datensätze nachträglich korrigieren?

Ja. Das Datenaustauschverfahren nach § 301 SGB V sieht Storno- und Korrekturnachrichten vor. Ein fehlerhafter Datensatz wird storniert und durch eine korrigierte Fassung ersetzt. In der Praxis ist saubere Korrekturkommunikation wichtig, um Rechnungsprüfungen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.

Quellenverzeichnis

Bundesministerium der Justiz. (o. D.). § 301 SGB V – Krankenhäuser und Rehabilitationseinrichtungen. gesetze-im-internet.de. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__301.html

Bundesministerium der Justiz. (o. D.). § 21 KHEntgG – Übermittlung und Nutzung von Daten. gesetze-im-internet.de. https://www.gesetze-im-internet.de/khentgg/__21.html

Bundesministerium der Justiz. (o. D.). § 295 SGB V – Abrechnung ärztlicher Leistungen. gesetze-im-internet.de. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__295.html

GKV-Spitzenverband & Deutsche Krankenhausgesellschaft. (2025, 1. November). Vereinbarung gemäß § 301 Abs. 3 SGB V über das Verfahren zur Abrechnung und Übermittlung der Daten (Gesamtdokument). gkv-datenaustausch.de. https://www.gkv-datenaustausch.de/leistungserbringer/krankenhaeuser/krankenhaeuser.jsp

Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte. (o. D.). Forschungsdatenzentrum Gesundheit. bfarm.de. https://www.bfarm.de/DE/Das-BfArM/Aufgaben/Forschungsdatenzentrum/_node.html

Zuletzt aktualisiert: 29.06.2026 | Geprüft von: Dominik Lindner, Ärztlicher Leiter Medizincontrolling, PKM